Avec la mondialisation viennent la communication et l’échange. Avec l’essor d’internet et des technologies, la collecte de données devient de plus en plus puissante et indispensable dans tous les domaines. Mais face à la multiplication des solutions informatiques présentes sur chaque marché, une question se pose : ces logiciels peuvent-ils communiquer entre eux pour tirer le meilleur parti des informations collectées ? Ils le devraient assurément, mais comment cela fonctionne-t-il ? Existe-t-il une solution parfaite, prête à l’emploi ? Comment renforcer le partage sans compromettre la sécurité ? C’est tout l’enjeu de l’intégration.
L’intégration, c’est avant tout faire communiquer les logiciels
Transférer manuellement des informations d’un logiciel à un autre est chronophage et peu gratifiant. L’automatisation est la bonne réponse à ce type de tâche redondante, et l’intégration en est la pierre angulaire. C’est là que l’intégration prend toute sa valeur, en permettant une communication fluide et sécurisée entre logiciels, applications… Tout logiciel moderne qui collecte des données précieuses devrait pouvoir communiquer avec les autres logiciels afin que l’ensemble du système en tire le meilleur parti. Cela signifie disposer d’un jeu de données unique et propre, accessible facilement et rapidement, sans que chaque logiciel ne collecte les mêmes informations dans un format différent adapté à ses seuls besoins. Ce type de pratique entraîne des pertes de puissance, de temps et de mémoire, et pénalise l’entreprise sur le long terme. Mais communication ne signifie pas accès libre à toutes les données pour tout le monde : les droits d’accès doivent être réfléchis, tout en laissant une porte ouverte à la communication entre les différents systèmes et logiciels. L’objectif de l’intégration est de permettre aux sous-systèmes de communiquer rapidement entre eux sans compromettre la sécurité, et de faire fonctionner un système plus global comme un tout. C’est pourquoi l’intégration doit être fluide : tout problème de communication peut avoir des répercussions sur l’ensemble du système. L’intégration doit donc être menée avec le plus grand soin.Quels sont les principaux avantages de l’intégration ?
Choisir de faire de l’intégration peut être long et coûteux, mais comme souvent, si le travail est bien fait, la rentabilité sera au rendez-vous sur le long terme. L’automatisation réduira les tâches redondantes et permettra d’exploiter de nouvelles données propres et à forte valeur ajoutée. L’entreprise comme ses collaborateurs constateront que cet investissement est une étape nécessaire pour rester compétitif sur n’importe quel marché. L’intégration, c’est penser long terme et pérennité pour l’entreprise.
On peut identifier deux avantages majeurs :
- Préserver la cohérence & l’intégrité des données, pour en tirer profit à l’ère de la data
- Réaffecter les collaborateurs à des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse ou la planification
Il n’est pas seulement question des avantages de l’intégration, mais aussi de sa nécessité. Sans intégration, le logiciel le plus sophistiqué reste isolé et ne peut réellement donner sa pleine mesure. Il existe cependant de nombreux types d’intégration, certains plus simples et plus efficaces que d’autres.
Comment fonctionne l’intégration ?
Une bonne façon de comprendre l’intégration est d’imaginer deux personnes très talentueuses travaillant sur le même projet, mais parlant chacune leur propre langue et incapables de communiquer pour cette raison. Même si elles n’abordent pas le projet exactement sous le même angle, elles perdraient énormément de temps à collecter les mêmes données, à créer des formules identiques pour les interpréter, et ainsi de suite. À quoi bon travailler en équipe s’il n’y a aucun partage pour gagner du temps et mener le projet à bien le plus rapidement possible ? Dans notre cas, les individus sont des logiciels, et les projets restent des projets. L’intégration consiste à déterminer le langage et le protocole les plus pertinents pour rendre les logiciels capables de communiquer et leur permettre de partager les données utiles. Ce qui est intéressant dans cette analogie, c’est que nous parlons de langages : l’intégration utilise des langages spécifiques pour ajouter une couche de sécurité à la communication. Comme si, plutôt que l’un des deux individus apprenne la langue de l’autre, tous deux parlaient une troisième langue dédiée à ce projet précis, leur permettant de partager les informations nécessaires, mais pas plus qu’ils ne le devraient. Si ce protocole peut sembler effrayant lorsqu’il s’agit d’êtres humains, il est particulièrement pratique lorsqu’il s’agit de logiciels et de sécurité.Communication entre logiciels et sécurité
Les informations peuvent être sensibles et souvent très précieuses ; il est donc important de contrôler ce qui est partagé et la manière dont cela est fait. Si le partage est aujourd’hui une nécessité, il expose aussi les données précieuses que vous souhaitez partager. C’est pourquoi il est si important de disposer d’un protocole solide et strict permettant aux systèmes d’échanger en toute sécurité les informations nécessaires. Pour communiquer, il est essentiel que le code parle la même langue : cela signifie utiliser un langage compris et autorisé par les deux parties, ainsi qu’un format de données commun. Par exemple, une entreprise peut utiliser un logiciel produisant des données au format XML, tout en souhaitant ou devant recourir à une solution externe n’acceptant que des données au format JSON. Dans ce cas, non seulement la communication doit utiliser le bon langage, mais les données en entrée et en sortie doivent pouvoir être traitées des deux côtés.Existe-t-il un moyen simple de s’intégrer ?
Comment faire communiquer entre eux Mailchimp (email marketing), Salesforce (CRM) et Paypal (paiement) ? Certains grands logiciels populaires proposent un moyen simple de s’intégrer avec d’autres solutions répandues, et certaines entreprises comme Zapier se sont spécialisées pour faciliter ce type d’intégration. Si les logiciels que vous souhaitez relier sont tous deux couverts par des solutions d’intégration existantes, c’est une méthode très simple, rapide, économique et efficace. Malheureusement, même si le logiciel principal utilisé par l’entreprise propose ce type d’intégration, il existe souvent une spécificité propre à l’entreprise qui impliquera une communication inhabituelle entre les logiciels. Une bonne configuration et un peu de développement seront alors nécessaires pour faire communiquer ces solutions entre elles. D’autant plus qu’utiliser une grande solution du marché ne signifie pas que le reste des logiciels utilisés en fait également partie.Intégration et ERP / CRM
Les ERP et les CRM sont conçus pour relier entre eux les différents pans d’une même entreprise, en leur permettant de communiquer et d’exploiter les mêmes données. Généralement, lorsqu’un CRM ou un ERP est mis en place, de nombreux logiciels différents sont disséminés dans l’entreprise, sans aucune automatisation permettant une communication aisée entre eux. La mise en place du CRM ou de l’ERP est censée résoudre ce problème, mais pour permettre une communication adéquate, il doit être correctement intégré. L’intégration pouvant être un processus long et complexe, il est courant de définir une démarche par étapes, avec des objectifs adaptés et correctement priorisés. Cela permet de construire l’intégration en douceur, en connectant les sous-systèmes les uns aux autres.De la nécessité de l’intégration
À mesure qu’une entreprise grandit, son système doit évoluer vers une solution plus globalement connectée. Étape par étape, de nouveaux logiciels seront mis en place, d’autres deviendront obsolètes ou inadaptés à la nouvelle taille de la structure. Des solutions plus importantes seront nécessaires et déployées au fil du temps, mais vous ne pouvez pas mettre en place d’un seul coup l’unique grande solution censée résoudre tous vos problèmes : une implémentation prend du temps et peut coûter cher. Petit à petit, chaque pièce du puzzle sera remplacée ou intégrée à la nouvelle solution, et les différents logiciels devront communiquer entre eux pour fonctionner comme un tout. Conserver plusieurs logiciels cloisonnés, qui ne communiquent pas automatiquement avec le reste du système, c’est gaspiller des données, du temps et, au final, de l’argent. Recourir à l’intégration n’est pas seulement utile mais nécessaire pour une entreprise qui ne veut être ni isolée ni complètement exposée dans un monde ouvert. L’intégration, c’est partager en toute sécurité la juste quantité de données nécessaire, sans rien compromettre.Les différents types d’intégration
Il existe différentes façons de faire de l’intégration, des solutions prêtes à l’emploi aux solutions sur mesure créées de toutes pièces.
L’intégration touchant à la sécurité et à la communication, il n’est pas surprenant qu’il existe de nombreuses réponses à un champ aussi vaste. Deux grands SaaS n’utiliseront pas le même protocole pour communiquer entre eux que deux petits logiciels hébergés en local et développés par l’entreprise.
- L’un des principaux moyens de faire de l’intégration passe par les API, ou Application Programming Interface. Une API est un ensemble de règles permettant à un logiciel d’accéder à un autre sans compromettre sa sécurité. La plupart des API utilisées sont des API dites REST, pour Representational State Transfer, c’est-à-dire un type d’API de transfert client / serveur basé sur HTTP. Il s’agit d’un protocole de communication dans lequel l’émetteur et le récepteur connaissent les règles et conditions prédéfinies nécessaires à la communication.
- Si aucune API n’est disponible, il faut aller chercher les informations nécessaires directement dans la base de données. C’est, bien entendu, moins sécurisé, et cela demande tout de même du développement. S’il est possible d’éviter ce type d’approche, il est recommandé de privilégier une autre solution.
- Un autre protocole d’échange de données consiste à utiliser l’EDI (Electronic Data Interchange) via un tiers externe qui gère le protocole de transfert des données. Bien que cette solution soit utilisée par de nombreuses grandes entreprises, il s’agit d’une réponse coûteuse, complexe et chronophage, qui n’est souvent pas la meilleure option.
- La solution prête à l’emploi : les deux logiciels communiquent directement entre eux pour assurer l’échange de données. Ce cas est idéal, car il n’y a pratiquement rien à faire ; il reste toutefois rare, car les deux acteurs doivent avoir réalisé le travail chacun de leur côté, et il se limite en même temps à des besoins très spécifiques.
- Enfin, et non des moindres : la solution de l’intermédiaire. Elle repose sur un tiers disposant de solutions d’intégration déjà opérationnelles pour les principaux SaaS et plateformes du marché. Le prix du service dépendra du nombre de requêtes effectuées et de leur complexité. Même si cette solution peut sembler peu engageante au premier abord, elle mérite d’être considérée, car il n’y a aucun coût de maintenance à prévoir. Cazoomi ou Zapier sont de bons exemples de ce type de solution.