Le simple fait que ces faiblesses soient gérables, et effectivement gérées, peut induire une certaine inertie. Mais l’entreprise finira par croître et les problèmes par se multiplier, entraînant des pertes de temps trop importantes, voire pire, une défaillance majeure du système.
Une intervention deviendra alors nécessaire : l’urgence en augmentera le coût et risquera de produire une solution temporaire instable. Il deviendra alors évident qu’un audit s’impose.
Un audit digital consiste à considérer votre entreprise dans son ensemble, à créer autant d’automatisations que possible, avec un système solide et sûr sur lequel vous pouvez compter et capitaliser. Cela inclut l’adoption de bonnes pratiques pour maintenir un système cohérent dans le temps, ce qui implique que tout changement sera plus facile à mettre en œuvre grâce à une structure renforcée.
Étape 1 : Quand réaliser un audit digital ?
À un moment donné, la question de la nécessité d’un audit peut se poser. Vous vous demandez alors quel est le meilleur moment pour le réaliser. Si un audit précoce permet à vos équipes de s’habituer aux bonnes pratiques avec un système solide et fiable, le travail inhérent à cette décision vous incitera probablement à attendre le moment le plus stratégique pour vous lancer.
Il existe quelques moments clés où un audit fera une réelle différence. Choisir le bon moment sera la pierre angulaire de la bonne évolution et de la stabilité de l’entreprise.
Nous pouvons identifier 5 moments clés :
- Il est généralement pertinent de réaliser un audit digital lorsque votre entreprise a déjà quelques années d’existence, typiquement lorsque vous disposez de systèmes hérités susceptibles de réduire l’efficacité de vos processus.
- Il sera également stratégique de réaliser un audit digital lorsque vous souhaitez harmoniser vos différentes structures. Par exemple, si vous disposez de plusieurs bureaux dans différents pays et que vous souhaitez les aligner de manière plus efficace.
- Un autre moment clé sera lorsque vous pensez avoir des failles dans votre sécurité ou lorsque votre département informatique n’est pas aligné avec votre stratégie.
- Vous pouvez également envisager un audit digital si vous prévoyez de vendre ou d’acquérir une entreprise, ou si vos clients l’exigent.
- Un bon moment pour lancer un audit sera lorsque vous envisagez un changement majeur au sein de l’entreprise. À ce stade, la stabilité et la cohérence de l’entreprise seront en jeu et sa fiabilité pourra faire toute la différence.
Étape 2 : Comprendre l’audit digital
Quelle est la différence entre un audit et une étude ?
Vous vous demandez peut-être quelle est la différence entre une étude et un audit, et lequel des deux est adapté à vos besoins, le cas échéant.
On peut dire que la principale différence est une question d’échelle. Alors qu’une étude porte sur une solution digitale spécifique, un audit est plus général et se concentre sur des aspects clés comme la sécurité, l’infrastructure, les processus, le développement logiciel, l’organisation informatique, etc.
L’étude est plus ciblée, orientée dans une direction précise : par exemple, si vous savez que vous devrez acquérir un CRM, une étude vous aidera à comprendre vos besoins en détail, à comparer les solutions du marché et à voir comment elles s’intégreraient dans l’écosystème digital de votre entreprise.
Périmètre de l’audit digital
Ce qui est réalisé lors d’un audit digital :
Pour mieux appréhender l’audit, nous pouvons diviser le processus en 3 grandes étapes.
Il est d’abord important de (1) comprendre l’entreprise dans son état actuel, avec son infrastructure, ses orientations et le secteur dans lequel elle évolue. Avec une bonne compréhension de la structure, il est alors possible de (2) travailler sur l’audit lui-même afin d’identifier les points clés à renforcer, harmoniser et améliorer. Enfin, (3) votre entreprise recevra des documents pertinents contenant des recommandations détaillées à mettre en œuvre, assorties d’une échelle d’urgence.
Étape 3 : L’audit en détail
Examinons plus en profondeur ces différentes étapes :
Comprendre : l’état des lieux
La première étape d’un audit bien mené consiste à comprendre l’entreprise dans son état actuel. Si cela peut sembler évident, cette partie est cruciale car elle offre une perspective globale de l’entreprise.
Plus l’entreprise est grande, plus les strates sont nombreuses et plus le système est complexe. Obtenir une vue globale de l’état actuel de l’entreprise signifie comprendre :
- L’architecture de l’entreprise
- Les dépendances de l’entreprise (conseil, sous-traitants, prestataires informatiques, logiciels, …)
- Le processus d’évaluation
- Les procédures d’implémentation et de test
- L’état de l’entreprise en matière de :
- Digitalisation
- Sécurité
- Réseau
- Sauvegardes
- Matériel
Il est ensuite important de comprendre les orientations, les besoins et les choix à court, moyen et long terme faits par l’entreprise. Dans certains cas, cela permettra d’anticiper son évolution et de fournir des recommandations plus précises ; cela orientera également les choix lorsque différentes solutions seront envisageables pour un même problème.
Appréhender l’entreprise seule n’a pas de sens si le secteur dans lequel elle évolue n’est pas également compris. Aucune entreprise n’étant totalement indépendante, ce cadre doit être pris en compte lors de la réalisation de l’audit. Cela implique de comprendre la législation et les normes auxquelles elle doit se conformer.
Étape 4 : Les objectifs visés
Quel objectif atteindre ?
L’audit fournit un bilan de santé de l’entreprise à un instant donné.
Fort de cette connaissance, il vous donne l’opportunité d’identifier les mesures les moins coûteuses mais les plus efficaces à mettre en place.
L’audit permet de mettre en évidence les mesures les plus urgentes, mais aussi les plus simples, à prendre en priorité. Les solutions sont ainsi classées selon de nombreux critères afin d’aider l’entreprise à prioriser celles à mettre en œuvre en premier.
Ces critères peuvent être :
- Le risque encouru si la mesure n’est pas prise ou est mise en œuvre plus tard
- Le coût de mise en œuvre
- La difficulté de mise en œuvre
- La nécessité
- Le retour sur investissement
L’audit offre à votre entreprise une vue d’ensemble de sa santé selon une perspective globale et externe, et doit vous aider à prendre les décisions les plus appropriées.
Il vous garantit également que vos données sont sécurisées, fiables et intègres.
Enfin, et ce n’est pas le moindre des avantages, l’audit apporte à votre entreprise les bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de votre infrastructure informatique.
Étape 5 : Ce que vous obtenez et ce que vous payez
Ce que vous obtenez
Maintenant que vous connaissez les objectifs visés par l’audit, vous vous demandez peut-être ce que vous allez concrètement obtenir une fois le travail terminé.
Plusieurs livrables vous seront remis pour vous aider à faire les meilleurs choix et faciliter la mise en œuvre.
Nous pouvons distinguer 6 livrables principaux :
- Une notation d’audit digital par catégorie pour obtenir une vue d’ensemble efficace de l’état global de votre entreprise sur le plan digital.
Livrables de l’audit digital - Une liste des risques par catégorie (Sécurité – Infrastructure – Équipe – Processus – Logiciels). Elle vous permettra d’évaluer si votre entreprise est exposée à d’éventuelles failles de sécurité et l’urgence de prendre des mesures en conséquence.
- En complément de l’organisation informatique viennent les schémas d’infrastructure. Ce schéma vous présente votre infrastructure matérielle informatique, incluant les serveurs, pare-feu, équipements réseau, connexions inter-sites, connexions internet, domaines AD, GPO, etc.
- Un organigramme informatique. Ce schéma est un bon moyen de mieux comprendre l’architecture de votre entreprise d’un point de vue informatique. Il vous aidera à identifier les incohérences qui pourraient apparaître à l’avenir.
- Une liste d’actions correctives avec une estimation des coûts et des délais. Cette liste vous aidera à anticiper les travaux à réaliser, ainsi qu’à budgétiser et prioriser.
- Un schéma des flux de travail entre les systèmes. Ce schéma vous aidera à repérer d’éventuelles lacunes dans vos processus et à identifier les flux qui pourraient être digitalisés (par exemple, mettre en place un portail permettant aux clients de saisir leurs informations plutôt que de leur envoyer un formulaire à remplir puis de ressaisir leurs réponses dans votre ERP). Il permet également de vérifier si certaines intégrations font défaut.
- Une notation d’audit digital par catégorie pour obtenir une vue d’ensemble efficace de l’état global de votre entreprise sur le plan digital.
Confidentialité :
Un audit impliquant une immersion en profondeur dans l’entreprise, il va sans dire que la confidentialité est un élément clé tout au long du processus.
Toute information recueillie durant l’audit est exclusivement utilisée pour l’élaboration de l’audit lui-même et pour accompagner la mise en œuvre des mesures recommandées. Toute information reste strictement confinée à ce périmètre. Aucune information ne sera utilisée, vendue ou partagée avec un tiers.
Coût & ROI
Évaluer le coût d’un audit peut s’avérer complexe car de nombreuses variables entrent en jeu. Ce prix dépend étroitement
- De la structure elle-même. Par exemple, une organisation multi-pays sera bien plus difficile à comprendre et à analyser qu’un bureau unique.
- De la complexité de l’application que vous souhaitez mettre en place. Par exemple un CRM simple, un ERP complexe ou une application sur mesure.
- De la taille de l’entreprise et du type d’activité. Il est fréquent qu’une usine nécessite plus de temps qu’un bureau de négoce.
Pour ces raisons, donner un prix fixe, ou même une fourchette de prix, serait à la fois peu pertinent et trompeur.
Ce qu’il est important de comprendre, c’est qu’un audit n’a aucun intérêt s’il n’est pas suivi de mesures et d’une mise en œuvre pour corriger et adapter l’entreprise. Ces mesures s’appuieront sur les recommandations formulées par l’audit. Tout l’intérêt de l’audit est d’être un facilitateur de mise en œuvre ; le retour sur investissement doit donc être évalué à l’issue de cette seconde phase.
L’audit est conçu pour prendre tout son sens sur le long terme : réduction des risques, amélioration de l’automatisation, mise à disposition de données exploitables, etc. Sa vocation est de rendre votre entreprise plus cohérente et plus fluide, en réduisant les coûts (automatisation, données…) ou en les évitant (faille de sécurité…). C’est pourquoi il est important de souligner que même si le coût initial ne génère pas de profit direct, l’objectif final est un bon retour sur investissement.
Pour réduire ces coûts, certaines sociétés comme Sagit Solutions proposent de rembourser l’intégralité du coût de l’audit si l’entreprise leur confie la mise en œuvre.
Ainsi, l’entreprise cliente ne paie pas l’audit et gagne également beaucoup de temps, car la réalisation de l’audit implique une compréhension approfondie de l’entreprise. Comme dans de nombreux cas le coût de la mise en œuvre est étroitement (voire exclusivement) lié au temps passé, cela peut constituer un choix stratégique.
Pour conclure sur l’audit digital
L’audit vous aidera à mieux comprendre votre propre entreprise : il vous donnera une vue d’ensemble de ses forces et faiblesses tout en vous fournissant les clés pour en tirer le meilleur parti. C’est une feuille de route pour vous aider à penser le long terme et à prendre les décisions et orientations adaptées à votre situation actuelle.
L’audit ne doit pas être pris à la légère, car vous devrez ensuite prendre des mesures pour mettre en œuvre les changements recommandés. Si vous n’êtes pas tenu d’appliquer l’ensemble de ces changements, réaliser un audit sans exploiter ses recommandations est une perte d’argent. En effet, une entreprise est en perpétuel mouvement, évoluant et changeant en permanence ; ces recommandations pourraient donc ne plus être pertinentes un an plus tard.
Investir dans un audit est le premier pas vers la fiabilité et, par conséquent, vers la pérennité.