Pourquoi anticiper le ROI de votre ERP avant l’implémentation ?

Investir dans une solution de planification des ressources d’entreprise peut être un processus long et coûteux, à ne pas prendre à la légère. Pouvoir évaluer le retour sur investissement (ROI) est donc un excellent moyen d’approfondir votre compréhension de la stratégie à long terme de l’entreprise et de la façon dont l’ERP peut répondre à ces attentes.

Le plus grand atout d’une réflexion sur votre projet ERP sous l’angle du ROI est sans doute le changement de perspective qu’elle permet. Ainsi, au lieu de percevoir l’implémentation comme un projet long et onéreux, l’investissement dans le nouvel ERP sera vu comme une perte mensuelle tant qu’il n’est pas encore en place. Mais évaluer le retour sur investissement d’un outil qui touche autant d’aspects de l’entreprise n’est pas chose aisée, et de nombreuses erreurs sont à éviter. L’une des principales erreurs d’interprétation dans l’évaluation du ROI consiste à ne considérer que les indicateurs de performance financiers.

En réalité, de nombreux aspects d’un logiciel ERP bien implémenté auront un impact sur les collaborateurs et les clients, avec au final des répercussions financières ; il convient toutefois de prévoir des indicateurs adaptés pour mesurer ces aspects plus directement. Identifier les bons indicateurs dès le départ permettra de :

Éviter les erreurs d’interprétation.
Mieux comprendre l’entreprise.
Bien appréhender les impacts de l’ERP.
Poser les fondations pour évaluer le succès de votre ERP.
Estimer la solution logicielle et l’investissement adaptés à l’implémentation

Quels sont les principaux coûts et bénéfices à considérer pour votre ERP ?

Pour chaque entreprise, la solution sera différente ; chaque implémentation est unique, et il serait imprécis, voire risqué, de donner une estimation globale du ROI que l’on peut attendre d’une solution ERP. Certains indicateurs clés méritent néanmoins d’être mis en avant, tant du côté des coûts que des gains.

I – Coûts attendus

Quels critères prendre en compte ?

• Le temps humain, interne et externe, consacré à l’implémentation.
  La maintenance sur le long terme.
  Le prix de la solution elle-même (licences).
• Combien de temps faudra-t-il aux collaborateurs pour maîtriser les outils ?
• Le niveau de performance des solutions (temps de chargement, accessibilité, autonomie et personnalisation…).
• L’impact de l’implémentation et de la phase d’apprentissage sur la production.

II – Bénéfices attendus

Pour évaluer les bénéfices tangibles d’une implémentation ERP réussie, il est important de déterminer quelles strates de l’entreprise seront les plus impactées et dans quelle mesure il est facile de les quantifier a priori et a posteriori. Il est essentiel de réfléchir à l’impact de l’implémentation à chaque niveau de l’entreprise et d’identifier toutes les parties prenantes : l’entreprise dans son ensemble (départements, équipes, collaborateurs, clients, partenaires, etc.). Pour chacune d’elles, il importe de savoir en quoi le système de planification des ressources d’entreprise aura un impact majeur : communication, prise de décision, fidélité, satisfaction, engagement, gain de temps, reporting, …

III – Deux questions se posent alors :

1. « Qu’est-ce qui est quantifiable/tangible (comme la réduction des pertes de temps) et qu’est-ce qui ne l’est pas (comme la prise de décision) ? »
2. « Qu’est-ce qui est prévisible (comme l’amélioration des processus) et qu’est-ce qui ne l’est pas (comme la satisfaction client) ? »

Une fois cette méthodologie en trois étapes menée à bien, il devient possible d’identifier les indicateurs les plus pertinents pour évaluer le retour sur investissement de l’ERP à différentes échelles de temps. Ces indicateurs constitueront également de bons outils de reporting pour estimer, par la suite, si l’ERP apporte bien les améliorations attendues.

Évitez les erreurs courantes

Obtenir des estimations justes de votre ROI est une étape importante du processus de décision lorsque l’implémentation d’un ERP devient une option. Il est tentant de recourir à des solutions simples et clés en main qui feront gagner beaucoup de temps au départ, mais qui ne refléteront ni votre entreprise dans son état actuel, ni ce qu’elle serait après l’implémentation. La grande force des systèmes ERP est de pouvoir être façonnés pour s’adapter à l’entreprise et à ses spécificités. Vous ne pouvez donc pas vraiment espérer obtenir une estimation fiable du ROI de votre solution de planification des ressources d’entreprise sans examiner comment celle-ci impactera votre organisation. Nous avons évoqué les éléments clés à prendre en compte, mais il est tout aussi important d’identifier ce qu’il faut éviter.

• Ne considérez pas votre ROI exclusivement en termes financiers ; utilisez plusieurs types d’indicateurs.
• Ne surestimez pas la valeur d’un calculateur de ROI en ligne clés en main.
• L’implémentation implique un changement de comportement. Conserver les mêmes processus qu’auparavant après
• l’implémentation de l’ERP peut conduire à une situation moins performante.
• Il est important d’identifier les faiblesses avant l’implémentation afin d’éviter de reproduire ces problèmes dans le nouveau système.
• L’intégration est trop souvent réalisée par du personnel ou des consultants inexpérimentés, sans compréhension suffisante de l’entreprise ou du logiciel.

Trouvez les bons indicateurs en posant les bonnes questions

Comprendre quels sont les bons indicateurs pour votre entreprise est la clé pour évaluer correctement le retour sur investissement de votre solution de planification des ressources d’entreprise. Une bonne approche consiste à se poser quelques questions simples sur l’avenir de la solution dans l’entreprise, et à cerner l’horizon de temps et les priorités de chacune :

• Quel sera l’impact sur la satisfaction client ?
• Quel sera l’impact sur la part de marché ?
• Permettra-t-elle de réduire les dépenses ?
• Permettra-t-elle d’augmenter le chiffre d’affaires ?
• Quel sera l’impact sur les stocks ?
• Aura-t-elle un impact sur le délai entre la commande et la livraison ?
• Quel sera l’impact en termes de compétitivité ?
• Changera-t-elle la gestion des ressources humaines et matérielles ?
• Quelqu’un est-il chargé de suivre et de piloter les objectifs de performance fixés ?
• Quels sont les bons indicateurs pour déterminer si l’implémentation apporte des améliorations sur les plans stratégique et tactique ?

En conclusion

L’idée du calcul du ROI est de délimiter les principaux objectifs à atteindre et la façon dont l’ERP peut fournir les solutions appropriées pour y parvenir. Le calcul du ROI peut être un long processus, mais « si vous parvenez à développer et à appliquer des indicateurs pertinents aux éléments intangibles tels que la satisfaction client, la communication, le délai de prise de décision, la qualité des décisions, les temps de cycle, la performance de livraison, etc., alors il est très probable que l’impact économique [of the ERP implementation] puisse être raisonnablement prédit. » [Mike Donovan]