Évaluer le coût d’un ERP

À propos des ERP

Un ERP peut transformer la façon dont vous gérez votre entreprise. L’introduction d’un nouvel outil couvrant l’ensemble de votre activité exigera du temps et des ressources. Si vous envisagez une solution ERP pour votre entreprise, vous devrez en évaluer les coûts autant que les bénéfices, et cet article vous donnera les outils pour faire le bon choix.

Commençons par la bonne nouvelle. Les systèmes ERP traditionnels étaient extrêmement coûteux à licencier, installer, configurer et maintenir. Ce n’est plus le cas aujourd’hui : toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent tirer parti des nombreux avantages qu’offre un ERP. Les solutions ERP modernes, qu’elles soient en mode SaaS (Software as a Service) ou hébergées sur une infrastructure cloud ou locale, sont bien moins onéreuses (à installer, configurer, licencier et maintenir) et offrent un parcours modulaire vers une implémentation complète beaucoup plus simple que par le passé.

Pourquoi les solutions modernes sont-elles moins chères tout en offrant d’excellentes fonctionnalités ? La raison principale est que les ERP modernes offrent une immense flexibilité et sont proposés par un large éventail d’éditeurs répondant à différents secteurs de marché. C’est une évolution très positive, mais elle ajoute un risque à tout projet ERP. La flexibilité en matière d’hébergement et de configuration, combinée à la diversité des éditeurs, implique que vous devrez faire des choix qui auront un impact direct sur le succès ou l’échec du projet pour votre entreprise.

Ces décisions auront des répercussions sur le coût, la rapidité de mise en œuvre, les besoins en conduite du changement et bien d’autres facteurs. La solution idéale pour une entreprise sera un désastre pour une autre. Faire appel à un consultant ERP expérimenté et indépendant peut s’avérer un excellent investissement : vous économiserez du temps et de l’argent, tout en exploitant les meilleures capacités pour votre entreprise.

Quels sont les critères clés pour choisir une solution ERP ?

Quels sont vos objectifs pour le projet ERP ?
Quelle est la capacité de l’entreprise à gérer le changement ?
Quels processus souhaitez-vous reproduire, et lesquels peuvent être modernisés ?
Quels sont les processus métier que votre ERP devra automatiser ?
Quels sont les systèmes existants que l’ERP remplacera ?
Quels sont les systèmes existants avec lesquels l’ERP devra s’intégrer ?
Quelle est la capacité de votre équipe à absorber le changement ?
Souhaitez-vous une approche « big bang » ou un déploiement module par module ?

Coûts de licence et d’abonnement de l’ERP

Une fois que vous avez répondu à ces questions clés, vous pouvez évaluer les offres des fournisseurs d’ERP.

Vos coûts récurrents prendront la forme d’un abonnement ou d’une licence, mensuel ou annuel. La méthode standard de calcul de ce tarif repose sur les modules utilisés et le nombre d’utilisateurs devant accéder au système. Pour le décompte des utilisateurs, il existe trois modèles classiques.

Utilisateurs nommés. La licence est liée à une personne ou à un poste spécifique. Ce modèle offre souvent un coût par licence plus avantageux.
Licences simultanées. Dans ce modèle, votre organisation peut connecter un nombre défini de personnes ou de postes à l’ERP à un instant donné. Ces licences peuvent être plus coûteuses, mais vous en aurez besoin de moins.
Entreprise. Vous payez un forfait fixe, quel que soit le nombre d’utilisateurs accédant au système.

Comprendre comment votre entreprise utilisera l’ERP dans la durée vous permettra de choisir le bon modèle. Les coûts varient considérablement d’un fournisseur à l’autre et peuvent parfois se négocier. Un partenaire d’implémentation de qualité saura mettre en évidence les meilleures opportunités pour maximiser la valeur obtenue.

Coûts d’implémentation de l’ERP

Pour un système qui touche autant de domaines qu’un ERP, une implémentation bien planifiée et bien pilotée est essentielle pour obtenir d’excellents résultats. Ne pas investir suffisamment à cette étape du processus peut avoir des conséquences très coûteuses et vous empêcher d’atteindre le ROI attendu de votre projet ERP.

Vous devrez prévoir un budget pour :

La planification et l’audit. Un objectif et un périmètre adaptés à votre entreprise et à votre équipe sont indispensables pour démarrer le projet sur de bonnes bases.
La revue des processus et leur mise à jour si nécessaire. Une compréhension claire des processus qui seront impactés par le projet, et de ceux qui évolueront en conséquence, permettra à votre équipe de savoir comment assumer ses responsabilités après le changement.
L’implémentation, le développement, la personnalisation. La réalisation du projet et l’intégration de l’ERP dans votre entreprise auront un coût. Adapter la solution pour qu’elle réponde au mieux à vos besoins engendre généralement un coût associé.
Tout nouveau besoin matériel. Vous pourriez avoir besoin de postes plus performants, d’une infrastructure locale ou cloud, ou d’une connexion internet de meilleure qualité pour supporter la nouvelle solution.
La formation et la documentation. Un manque d’investissement en temps et en argent pour former les équipes aux nouvelles méthodes de travail est l’une des causes les plus fréquentes d’une implémentation qui ne délivre pas le ROI attendu.
La conduite du changement. Gérer le changement culturel, au même titre que le changement des processus, est déterminant pour votre réussite. Il s’agit ici de gagner l’adhésion des équipes, afin qu’elles perçoivent les bénéfices, pour elles comme pour l’entreprise, des nouveaux systèmes et des nouvelles méthodes de travail.
Un système unique à maîtriser par les équipes. Une meilleure gestion du temps : ne manquez plus aucune échéance. Vous savez ce qui a été fait et ce qui reste à faire.
La centralisation des données : interconnecter l’information afin de mieux la comprendre et l’exploiter.
Le pilotage automatique des flux de travail : il vous permet d’automatiser les tâches redondantes et chronophages, ainsi que d’accéder rapidement et facilement aux informations clés.
Les rapports analytiques multi-angles & tableaux de bord : ils offrent une meilleure compréhension de la situation actuelle et de la croissance de votre entreprise, permettent d’extraire les tendances et les évolutions, et vous aident à identifier rapidement les erreurs tactiques pour les corriger.

Coûts de maintenance continue de votre ERP

Pour obtenir une vision claire de votre coût total de possession, vous devez planifier le support continu de votre nouveau système. Gérerez-vous les incidents avec une équipe informatique interne, un partenaire ou consultant, ou un contrat de maintenance sous licence auprès de votre fournisseur d’ERP ?

Un ERP bien implémenté deviendra central dans le bon fonctionnement de votre entreprise, et vous devez disposer d’un plan efficace pour traiter les incidents sans perturber la bonne marche de l’activité.

Il faudra également prévoir des coûts récurrents de mise à niveau pour maintenir votre ERP à jour ou ajouter de nouvelles fonctionnalités porteuses de bénéfices supplémentaires. À mesure que votre ERP s’intégrera à vos méthodes de travail, de nouvelles opportunités se présenteront.

Conclusion : vos prochaines étapes

En prenant en compte les licences ou abonnements, l’implémentation et la maintenance continue, vous obtiendrez une vision claire du coût total de la solution ERP retenue.

Travailler avec un consultant ERP qualifié et indépendant vous garantit de sélectionner les bons pans de votre entreprise à transformer, de choisir l’ERP adapté à votre activité et de piloter l’implémentation de manière à produire un changement positif et durable.